Membandingkan Data dengan Excel, Inilah Caranya

Kita sering dihadapkan membandingkan data untuk kegiatan sehari-hari atau mencocokkan data pada beberapa dokumen, salah satunya dapat kita selesaikan dengan Excel.

Membandingkan data disini masih ada hubungannya dengan mengetahui jumlah data nama yang menggunakan tanda petik, yang pernah dibahas sebelumnya. Data dibandingkan karena tidak semua data yang diproses terekam, sehingga perlu dicek. Salah satu caranya perintah fungsi VLOOKUP. Gambaran cara kerjanya yaitu membandingkan data pertama dengan data kedua, dengan suatu nilai kata kuncinya untuk menghubungkan.

Baca Juga : Cara Mengganti atau Menghilangkan Huruf pada Excel

Fungsi VLOOKUP() di Excel intinya tidak membandingkan data tetapi untuk mengambil data dengan nilai kata kunci yang sesuai, jika tidak ditemukan karena tidak ada yang sesuai atau sama maka fungsi tersebut menghasilkan atau memberi tahu dengan #N/A (not available).

Langkah-langkah yang dilakukan

Terdapat satu kegiatan pokok yakni membandingkan dan beberapa kegiatan pendukung dalam kasus yang akan kita bahas disini.

Dokumen yang pertama dibuka, tentukan kata kunci yang akan digunakan untuk menghubungkan, misal nomor register.
Dokumen kedua dibuka, ambil item data yang paling penting, terutama kata kuncinya.
Setelah itu data kita bandingkan dengan perintah pencarian fungsi VLOOKUP, dan beberapa perintah fungsi pendukung lainnya.

Dokumen pertama dan kedua, dapat ditempatkan pada sheet yang berbeda, bahkan file dokumen yang berbeda. Jika ditempatkan dalam satu dokumen hanya berbeda sheet saja maka cukup membuka 1 (satu) dokumen.

Hasil akhir yang akan dicapai dalam contoh kasus ini seperti terlihat pada gambar.

Keterangan :

data dengan keterangan #N/A (not available), tujuan kita ingin mengetahui yang bertanda tersebut.
karena tujuan seperti itu, tentu yang diharapkan akhirnya semua data harus sudah masuk, atau tidak ada tanda #N/A, jika belum masuk mungkin bisa jadi salah tipe data diantara kunci yang digunakan, atau memang data yang diharapkan terekam memang belum masuk.

Perintah yang Digunakan

Beberapa perintah atau rumus yang akan kita gunakan dalam menyelesaikan kasus tersebut.

VLOOKUP(), digunakan untuk mengambil data langsung membandingkan
COUNTIF(), digunakan untuk menghitung data yang ditemukan atau tidak ketemu
COUNTA(), digunakan untuk menghitung data yang akan diproses
IF(), untuk menentukan suatu kondisi ya dan tidak atau jika maka
COPY – PASTE, untuk menggandakan baris-baris selanjutnya

Praktik di Excel

Dalam praktikum kali ini, dasar-dasar Excel sudah dianggap mengetahui, sehingga dalam kasus ini merupakan trik mengembangan.

Mengambil atau membuka dokumen utama dan dokumen pembanding (tabel)

Dokumen utama merupakan data sumber, kunci data ada disini, sedangkan dokumen pembanding sebenarnya merupakan data tabel, dokumen tersebut akan dibaca berulang-ulang sebanyak data sumber (data utama).

Dalam kasus contoh ini, dokumen utama dan dokumen tabel terletak dalam 1 (satu) file dokumen, tetapi pada sheet yang berbeda, dokumen utama bernama Belumterdaftar dan dokumen tabel Databaru. Nama ini hanya semata-mata pemberian nama saja.

Dokumen utama yang digunakan sebagai patokan, semua data perorang harus dengan keterangan SUDAH karena semula seperti nama sheet Belumterdaftar

Karena dokumen pembanding atau dokumen tabel akan dibaca berulang-ulang maka didalam dokumen tersebut tidak boleh ada data kata kunci yang sama, jadi harus unik, jika ditemukan data yang sama maka akan diambil data yang ditemukan pertama kali.

Dokumen tabel (untuk pembanding), data ini akan dibaca berulang dengan setiap item data utama

Perintah Fungsi VLOOKUP()

Pada data utama diberi perintah VLOOKUP yang akhirnya diketahui data mana yang belum terekam.

Format aslinya :
=VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup])

Format adaptasi :
=VLOOKUP(cel-kata-kunci; range-data-tabel; betul-nilai-kolom; salah)

Kata kuncinya adalah NOREG atau baris pertama berada di kolom A5 pada tabel Belumterdaftar, ini sebagai lookup_value, nilai yang akan di VLOOKUP, dalam pencarian ini akan menggunakan data perbaris, sehingga akan ada perintah COPY – PASTE.

Range area data tabel atau table_array merupakan tabel data yang akan dibuat pembanding, terletak pada sheet tabel DataBaru merupakan seluruh area atau range data, jadi diambil dari seluruh data yang dibutuhkan.

Col_index_num disini saya sadur menjadi betul nilai kolom ke, maksudnya jika ketemu atau betul ditemukan akan diambilkan isinya pada kolom keberapa, perhitungan dimulai 1, 2, 3 dan seterusnya.

Pada tabel DataBaru ada 3 (tiga) kolom yakni kolom B kolom 1 berisi NOREK, kolom C kolom hitungan ke 2 berisi NAMA, sedangkan kolom D kolom hitungan ke 3 berisi data STATUS. Kolom ke 1 atau kolom B digunakan sebagai data kata kunci, data inilah yang akan disamakan dengan data NOREK di sheet Belumterdaftar.

Itu kok judulnya berbeda ya…., nggak apa-apa karena yang akan diambil adalah data detilnya bukan judulnya, sedang judul disini hanya sebagai penanda.

Perintah selengkapnya:

Sheet Belumterdaftar, letakkan pointer pada cel M5, lalu ketiklah…

=VLOOKUP
kurung buka atau tanda (
kemudian bawa pointer (kursor) ke kolom A atau cel A5
ketik titik koma (;) atau apa yang muncul dipanduan jika muncul koma (,) ketiklah koma lalu
klik sheet DataBaru arahkan ke B25 tekan shift anak panah kanan dua ketuk sampai kolom D kemudian tekan tombol End, tujuannya untuk membuat range_tabel atau tabel_array kemudian dilanjutkan
ketik titik koma (;)
ketik 3; kita akan mengisi dengan data kolom ke 3 atau status jika ketemu, kemudian
ketik titik koma
lalu tulis range_lookup diisi FALSE
dan ketik kurung tutup