Cara Mengurus Izin Operasional Taman Pendidikan AlQuran (TPQ) Baru

Izin operasional Taman Pendidikan Al-Qur’an (TPQ) menjadi kebutuhan lembaga pendidikan tersebut, agar penyelenggaraan TPQ tercatat dan diakui pada lembaga terkait, disamping itu, dengan memeroleh izin operasional TPQ keberadaannya menjadi lebih legal.

Mengapa dikatakan legal dan ilegal? Sebenarnya untuk belajar AlQuran seperti waktu-waktu dulu, misalnya sehabis Maghrib bersama guru ngaji atau kakak-kakak mereka yang sudah bisa membaca Al-Quran, pun bisa dilaksanakan tanpa harus berizin. Paling-paling izin kepada ayah dan ibu mereka.

Proses belajar mengajar seperti itu, sampai saat ini (mungkin) masih ada, akan tetapi dengan maraknya bermunculan TPQ, akhirnya yang biasanya hanya belajar membaca AlQuran kemudian membentuk wadah belajar yang namanya TPQ.

Tidak sedikit TPQ yang melaksanakan pembelajaran setiap hari tetapi belum mengantongi izin operasional. Apakah dibenarkan? Selama warga setempat tidak memasalahkan dan mendukungnya maka kegiatan tersebut pasti akan terus berlangsung, bahkan bisa sampai bertahun-tahun.

Dikarenakan TPQ termasuk kategori pendidikan non formal yang menyebabkan izin operasional biasanya berlarut-larut tidak diselesaikan oleh pengelola TPQ, atau mungkin bahkan sengaja tidak diurusnya. Bisa jadi belum tahu caranya untuk mengurus izin operasional dari TPQ yang dikelolanya.

Oleh sebab itu Kissparry kali ini bakal berbagai cara untuk mengurus izin operasional Taman Pendidikan Al-Qur’an (TPQ) baru, ini juga berdasarkan pengetahuan dan pengalaman selama 3 tahun lebih mengelola TPQ di Kota Semarang.

Ustadz Parikhin dari KUA Kecamatan Candisari Kota Semarang (berbaju Korpri) foto bersama selepas visitasi untuk mengeluarkan Rekomendasi Izin Operasional di TPQ Nur Hidayah, memegang berita acara bersama Ketua Takmir Mushola, dan sebelahnya lagi Ketua Dewan Asatidz.

Pengurus TPQ, Ditetapkan

Susunan kepengurusan Taman Pendidikan Al-Qur’an (TPQ) ditetapkan dengan menunjuk atau memilih dari personil yang ada atau menunjuk orang baru.

Biasanya dalam rapat pengurus mushola atau masjid digunakan untuk memilih atau menunjuk pengurus TPQ, bila TPQ bernaung di mushola atau masjid, baik sudah berbentuk yayasan ataupun belum berbentuk yayasan.

Apabila TPQ berada dibawah yayasan yang bukan masjid atau mushola, yayasan tersebut sudah memiliki aturan tersendiri dengan anggaran dasar dan anggaran rumahtangganya.

Pengurus TPQ setidaknya ada Kepala Sekolah, Sekretaris, Bendahara, dan penanggung jawab TPQ biasanya Ketua Takmir masjid/mushola. Susunan pengurus juga bisa ditambah unsur lainnya seperti tata usaha (sarana prasarana) dan keamanan.

Pengurus TPQ ditetapkan oleh organisasi diatasnya, ketua yayasan atau ketua takmir masjid/mushola.

Susunan pengurus ini dalam proposal pengajuan izin operasional dan profil TPQ, bahkan kurikulum juga disertakan.

Bergabunglah dan Daftarkan TPQ di Badan Koordinasi (Badko) TPQ Kecamatan

Taman Pendidikan Al-Qur’an (TPQ) yang berdiri disarankan bergabung dengan Badan Koordinasi (Badko) TPQ tingkat kecamatan setempat. 

Bila belum tahu dimana sekretariat atau koordinator Badko TPQ kecamatan berada, bisa berkomunikasi dengan TPQ yang lain atau bertanya ke Bagian Kesra di kecamatan setempat.

Mengapa harus bergabung dengan Badko TPQ Kecamatan? Dalam pengajuan izin operasional diperlukan rekomendasi dari pengurus Badko Kecamatan. Misalnya TPQ Nur Hidayah yang beralamat di Genuksari Atas RT04 RW.IX Kelurahan Tegalsari, Kecamatan Candisari, Kota Semarang akan mengajukan izin operasional maka harus mendapatkan rekomendasi dari Badko TPQ Kecamatan Candisari.

Tempat Proses Belajar Mengajar TPQ

Proses belajar mengajar TPQ boleh di masjid atau mushola, atau kampus yayasan, bahkan juga boleh dirumah penduduk. Untuk tempat terakhir yakni rumah penduduk atau rumah pengelola sampai saat ini mengurus izin operasional tidak mudah, maka disarankan TPQ bernaung di masjid atau mushola terdekat.

Dalam ajuan izin operasional TPQ, tempat diselenggarakan PBM TPQ juga menentukan lancar dan tidaknya izin operasional terbit, karena untuk pengajuan izin operasional dibutuhkan surat keterangan kesediaan tempat. Contoh Surat Penyataan persetujuan tempat klik disini.

Persiapkan Data

Persiapkan data-data yang diperlukan untuk mendukung atau sebagai lampiran pengajuan izin operasional TPQ, sebagai berikut.

  • Data peserta didik atau data santri, data ini didapat dari data santri yang mengikuti proses belajar mengajar (PBM) di TPQ, caranya menggunakan formulir pendaftaran. Dalam formulir pendaftaran memuat nama lengkap, nama panggilan, tempat dan tanggal lahir, golongan darah, anak ke dari sekian bersaudara, nama orang tua (ayah dan ibu) serta pekerjaan keduanya, dan alamat. Contoh, klik disini.
  • Data pengajar atau guru atau ustadz/ustadzah, terdiri atas nama lengkap, kelahiran (tempat tanggal lahir), nama suami atau istri bila telah berkeluarga.
  • Data sarana dan prasarana yang digunakan untuk proses belajar mengajar, misalkan papan tulis, meja, kursi, dan lain-lainnya.

Menyusun Kurikulum Pendidikan TPQ

Bila belajar AlQuran tanpa membentuk Taman Pendidikan Al-Qur’an maka boleh dikatakan tidak memerlukan kurikulum pun tetap bisa berlangsung, karena memang hal-hal yang berkaitan dengan bacaan Al-Qur’an itu telah jelas, dan turun temurun diajarkan, antara lain huruf-hurufnya, hukum-hukum bacaan (tajwid).

Huruf arab (hijaiyah) sendiri, huruf sambung, posisi huruf dibelakang, posisi huruf didepan, itu merupakan hal-hal yang juga dipelajari dalam membaca Al-Qur’an.

Dalam hal ini sangat erat kaitannya dengan metode yang digunakan dalam mengawali pembelajarannya, dan ada beberapa metode yang terkenal misalnya Juz ‘Amma, Iqro’, Qiroati, dan masih banyak lagi.

Hukum-hukum bacaan (biasanya menggunakan ilmu tajwid) merupakan hal yang penting didalam belajar membaca Al-Qur’an, bacaan pendek, bacaan panjang, bacaan jelas, bacaan dengung, dan lainnya.

Ketika kita mendirikan TPQ harus sudah mulai memikirkan kurikulumnya, hal ini untuk mengukur dan mengevaluasi setiap sesinya atau tingkatan atau kelas.

Disamping pelajaran membaca Al-Qur’an juga ada pembelajaran materi shalat, wudlu, hafalan surat pendek, hafalan doa harian, dan pelajaran agama Islam lainnya sejarah Islam, ibadah syariah, akidah akhlak, muamalah. 

Kesemuanya itu disusun dalam suatu kurikulum yang digunakan dalam proses belajar mengajar, meskipun pelaksanaan penerapan kurikulum yang telah disusun juga sangat fleksibel menyesuaikan tingkatan masing-masing peserta, ibarat ada kelas akselerasi. Contoh kurikulum klik disini.

Gambar Cover: Peserta Ujian Bersama TPQ Badko TPQ Kota Semarang Rayon IV di SMP Muhammadiyah 3 Semarang dari TPQ Nur Hidayah, Genuksari Atas, Tegalsari  Semarang 28/10. Pertama kali mengikuti Ujian Bersama TPQ Badko TPQ Kota Semarang

Profil Taman Pendidikan Al-Qur’an (TPQ)

Profil TPQ berisi tentang Identitas dan alamat TPQ, Susunan Organisasi TPQ, Proses Belajar Mengajar (Pembelajaran) berisi jadwal kegiatan, fasilitas pendukung PBM, kurikulum yang digunakan, proses penerimaan santri, dan hal lainnya.

Profil ini juga berisi hal-hal yang telah dipersiapkan sebelumnya, seperti yang telah disebutkan diatas seperti Susunan Pengurus (termasuk struktur organisasi bila ada), kurikulum, dan lainnya.

Susunlah profil TPQ anda, karena profil ini akan digunakan dalam berbagai hal, termasuk pengajuan izin operasional TPQ. Contoh profil TPQ terdapat di link berikut ini silakan diklik di sini.

Setelah persiapan selesai langkah selanjutnya adalah menyusun proposal pengajuan izin operasional TPQ. Langkah-langkah juga boleh tidak berurutan seperti tulisan ini, namun hal-hal yang harus dipersiapkan tetap menjadi perhatian dalam usulan izin operasional TPQ.

Menyusun Proposal Pengajuan Izin Operasional

Menyusun proposal merupakan langkah terakhir dalam menyiapkan pengajuan izin operasional, namun langkah ini juga sangat fleksibel dan proposal bisa disusun terlebih dahulu. Di dalam proposal biasanya menyebutkan sesuatu hal atau data yang perlu dilampirkan. Sehingga semua dokumen yang telah disusun sebelumnya merupakan lampiran dari proposal ini.

Informasi apa yang perlu ada dalam proposal yang kita susun? Setidaknya proposal terdiri atas nama kegiatan, latar belakang, maksud dan tujuan, susunan pengurus, sarana dan prasarana, yang ditandatangani pihak yang terkait.

Di dalam latar belakang memuat informasi sejarah berdirinya TPQ (dilampiri profil TPQ dan daftar peserta/santri), dimana TPQ berada atau lokasi yang digunakan (membutuhkan lampiran surat tanah dan keterangan persetujuan tempat pengurus setempat), penggunaan metode belajarnya (dilampiri kurikulum).

Maksud dan tujuan dalam penyusunan permohonan izin operasional dituliskan secara ringkas, dan susunan pengurus juga dituliskan yang paling pokok dalam mengurusi TPQ. Apabila TPQ yang besar dengan jumlah murid yang banyak, sangat dimungkinkan pengurusnya juga lebih banyak. Struktur organisasi atau tata kerja organisasi TPQ dapat digambarkan dalam profil.

Siapa yang harus tanda tangan didalam Proposal Izin Operasional TPQ, setidaknya yang tanda tangan yaitu Kepala Sekolah TPQ, Ketua Takmir Masjid/Mushola/Yayasan, Ketua RT setempat, Ketua RW setempat, Ketua LPMK atau setara, Lurah atau Kepala Desa setempat. Beberapa wilayah mengetahui Camat setempat.

Bila anda memerlukan contoh proposal pengajuan izin operasional TPQ silakan klik link di sini. Juga ada contoh halaman muka atau cover proposal silakan klik di sini.

Surat Permohonan Rekomendasi

Surat permohonan rekomendasi ditujukan kepada Ketua Badko TPQ Kabupaten/Kota melalui Badko TPQ tingkat kecamatan, dan rekomendasi dari Kepala Kantor Urusan Agama Kecamatan.

Pengajuan surat rekomendasi juga dilampiri proposal lengkap, dijilid yang sesuai.

Isi surat pengantar permohonan rekomendasi berisi informasi keberadaan TPQ dan permohonan rekomendasi terkait pengajuan izin operasional, surat pengantar untuk KUA Kecamatan dan Badko TPQ Kabupaten/Kota hampir sama isinya.

Contoh surat pengantar kepada Kepala Kantor Urusan Agama Kecamatan klik di sini, dan surat pengantar kepada Ketua Badan Koordinasi TPQ Kabupaten/Kota klik di sini.

Setelah memeroleh surat rekomendasi dari 2 lembaga yaitu Badko TPQ Kabupaten/Kota dan Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan, surat rekomendasi tersebut disatukan dengan proposal yang telah dibuat sebelumnya dianjukan ke Kantor Kementerian Agama (Kemenag) Kabupaten/Kota untuk mendapatkan Izin Operasional TPQ.

Pengantar Surat

Selain surat permohonan rekomendasi yang sudah disebutkan diatas, surat pengantar proposal juga diperlukan, karena pada surat tersebut terdapat nomor agenda surat keluar dari pengusul. 

Pengusul boleh dari yayasan atau lembaga TPQ kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yang ditandatangani seperti halnya permohonan rekomendasi.

Contoh surat pengantar proposal utama kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota ada di link berikut dan dapat diklik disini.

Untuk contoh belum ada lampiran tentang 2 surat rekomendasi, sebaiknya dimasukkan sebagai lampiran surat, yang dibendel bersama proposal.

Visitasi atau Kunjungan Lapangan

Metode visitasi atau kunjungan lapangan sesuai dengan aturan dan tata cara dari masing-masing wilayah kabupaten/kota setempat. Seperti wilayah Kota Semarang, misalnya untuk mengeluarkan rekomendasi dari KUA Kecamatan mengadakan kunjungan lapangan (visitasi) keberadaan TPQ yang mengajukan.

Apakah Kantor Kemenag Kabupaten/Kota akan memvisitasi ulang? Hal tersebut juga tergantung dari kantor Kemenag. Ini mungkin berbeda dari wilayah lainnya, misalnya ada yang memvisitasi dari kantor Kemenag bukan KUA Kecamatan, atau bahkan keduanya visitasi.

Visitor foto bersama setelah kegiatan kunjungan lapangan di TPQ At-Taqwa Jatingaleh Candisari Semarang
Penandatanganan Berita Acara Kunjungan dan serah terima berita acara antara visitor dan pengurus TPQ (Kepala)

Saat ada kunjungan lapangan (visitasi) yang perlu dipersiapkan pengurus adalah sesuai dengan apa yang tertera didalam proposal ajuan.

Visitasi merupakan kegiatan kunjungan lapangan dalam rangka mengecek keberadaan TPQ yang mengusulkan sesuai maksud dan tujuan kegiatannya. Apakah ada kegiatan PBM TPQ (ada asatidz dan ada santri), pengurus yang mengurusi dan program pengajarannya, letaknya dimana.

Biasanya visitasi dilaksanakan saat ada proses pembelajaran, sehingga anak-anak atau santri dapat foto bersama dengan visitor, namun apabila visitasi dilakukan diluar jam pelajaran setidaknya pengurus TPQ mempersiapkan daftar santri/peserta, kurikulum, daftar guru/asatidz, ruangan yang digunakan PBM.

Data-data yang bisa ditempel di dinding atau papan pengumuman sebaiknya dipersiapkan untuk memudahkan komunikasi dengan visitor, seperti susunan pengurus, grafik bila ada. Alat peraga juga bisa dipersiapkan.

Disamping KUA Kecamatan yang mengadakan kunjungan lapangan (visitasi), dari Kantor Kemenag Kabupaten/Kota mungkin juga akan mengadakan kunjungan lapangan (visitasi) terkait izin operasional tersebut.

Proposal Dibuat Minimal 6 Rangkap

Rangkap proposal atau penggandaan proposal diperlukan setidaknya untuk Kemenag, Badko TPQ Kota/Kabupaten, Badko TPQ Kecamatan, Camat, LPMK, Lurah, Takmir/yayasan, Arsip TPQ, jumlah keseluruhan lebih kurang ada 8 eksemplar.

Camat dan LMPK/setara biasanya tidak minta sehingga berkurang 2 set menjadi 6 set. Kalau Ketua RW minta tambah satu. Silakan jumlah eksemplar dipersiapkan, dan setidaknya gambarannya seperti itu.

Kami sarankan jangan tergesa-gesa di jilid, saat meminta tanda tangan proposal masih dibendel dan belum dijilid, hal tersebut memudahkan apabila ada revisi atau perbaikan.L

Mungkinkah Ada Perbaikan

Salah ketik mungkin terjadi, bahkan hal yang lebih fatal pun bisa terjadi misalnya salah tujuan, salah nama penandatangan, karena sebagian besar bisa disalin dari bagian yang lain, sebagai contoh surat pengantar.

Hal-hal kecil yang bisa terjadi kekeliruan penempatan nama atau tertukar nama, termasuk kesalahan gelar bila harus mencantumkan gelar pejabat, judul atau kop surat juga bisa salah ambil.

Oleh karena itu bila diperlukan harus dilakukan pembahasan (dibaca) bersama-sama saat menyusun proposal. 

Apabila sudah dikirim masih ada kekeliruan segera saja proposal diperbaiki dan digandakan ulang, namun akan sedikit repot kalau itu menyangkut tanda tangan Lurah/Kades/Camat, maka dalam menyusun sebaiknya lebih cermat.

Foto bersama saat selesai visitasi bersama visitor, santri, asatidz, dan pengurus, di TPQ Al-Anwar Kelurahan Candi Kecamatan Candisari Kota Semarang
Foto bersama saat selesai visitasi bersama visitor, santri, asatidz, dan pengurus, di TPQ Al-Anwar Kelurahan Candi Kecamatan Candisari Kota Semarang

Langkah Cara Mengurus Izin Operasional

Setelah proposal disusun lengkap, minimal 6 rangkap, pesan kami jangan tergesa-gesa dibendel atau dijilid terlebih dahulu.

Langkah selanjutnya yang dilakukan adalah meminta surat rekomendasi dari dua lembaga ini, yaitu KUA Kecamatan dan Badko TPQ Kabupaten/Kota.

  1. Rekomendasi dari Kepala Kantor Urusan Agama Kecamatan,
    • surat permohonan kepada Kepala KUA di-copy setidaknya 4 lembar, 1 dimasukkan amplop sebagai pengantar dan 1 lembar dijilid bersama proposal lengkap termasuk profil.
    • proposal lengkap dijilid dengan di halaman depan ditambahkan pengantar permohonan rekomendasi yang dibuat pengusul (pengurus).
    • Surat permohonan rekomendasi juga dimasukkan ke dalam amplop surat, masih ada 2 pengantar yang tersisa 1 lembar lagi untuk arsip takmir dan 1 lembar untu arsip TPQ.
    • Surat pengantar beserta proposal silakan dikirim ke kantor KUA Kecamatan setempat, jangan lupa saat mengirim meminta tanda terima pengiriman berkas.
  2. Rekomendasi dari Ketua Badko TPQ Kabupaten/Kota;
    • surat permohonan kepada Ketua Badko TPQ Kabupaten/Kota setidaknya dibuat 4 lembar/rangkap, 1 dimasukkan amplop sebagai pengantar dan 1 lembar dijilid bersama proposal lengkap termasuk profil.
    • proposal lengkap dijilid dengan di halaman depan ditambahkan pengantar permohonan rekomendasi yang dibuat pengusul (pengurus).
    • Surat permohonan rekomendasi juga dimasukkan ke dalam amplop surat, masih ada 2 pengantar yang tersisa 1 lembar lagi untuk arsip takmir dan 1 lembar untu arsip TPQ.
      Surat pengantar beserta proposal silakan dikirim ke kantor sekretariat Badko Kabupaten/Kota setempat, jangan lupa saat mengirim meminta tanda terima pengiriman berkas.
  3. Silakan menunggu rekomendasi dari kedua lembaga tersebut, contoh untuk Kota Semarang, sebelum turun rekomendasi dari Kantor Urusan Agama terlebih dahulu dari petugas KUA akan mengadakan kunjungan lapangan (visitasi), bersiaplah untuk kedatangan visitor yang akan mensurvei eksistensi TPQ anda.
  4. Setelah menerima rekomendasi dari 2 lembaga yaitu Kantor KUA dan Badko TPQ, silakan rekomendasi difotokopy sesuai kebutuhan, rekomendasi keduanya silakan dijilid bersama proposal yang telah siap, yang didalamnya juga ada pengantar anda.
  5. Proposal berserta surat pengantar permohonan silakan dikirim ke kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota untuk mendapatkan rekomendasi.

Catatan : Untuk Kota Semarang, Jawa Tengah, visitasi (kunjungan lapangan dilakukan oleh KUA Kecamatan guna mengeluarkan rekomendasi, tetapi untuk wilayah lain mungkin berbeda, yang mersurvei dari Kemenag atau malah keduanya.

Itulah cara mengurus izin operasional TPQ, apabila ada pertanyaan silakan melalui WA redaksi atau melalui kolom tanggapan.

Semoga bermanfaat.

Kissparry Wea
Editor Kissparry

catatan lampiran yang belum bisa diunduh masih dalam penyesuaian, silakan coba lagi beberapa saat kemudian.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.